Interview mit Leiterin Sylvia Mehlhorn

Frau Mehlhorn, Sie haben im Februar 2018 die Leitung der Bauaufsicht Wipperfürth übernommen - wie ist Ihr bisheriges Resümee?

Zunächst einmal bin ich sehr dankbar, dass ich von Ihnen eine Gelegenheit bekomme, den Bürgerinnen und Bürgern, der Politik, dem ansässigen Gewerbe und Einzelhandel als auch allen weiteren Interessierten einen kleinen Einblick in die Bauaufsicht Wipperfürth geben zu können.

Mein Resümee: Ich habe großes Glück, ein so routiniertes und fachlich qualifiziertes Team zu haben - das ist schon mal ein gutes Fundament. Doch hat die Routine natürlich auch ihre Kehrseite; diese kann unter Umständen den Blick für neue, innovative Ansätze einengen. Dies ist unter anderem ein Punkt, an dem meine Arbeit beginnt.

Was bedeutet das im Einzelnen; was haben Sie seit Februar in der Bauaufsicht verändert?

In den ersten sechs Monaten habe ich zunächst den Bestand aufgenommen. Dies erfolgte durch Beobachtung und Dokumentation der Aufbau- und Ablauforganisation, Mitarbeitergespräche, Erfassung der Fallzahlen, der Rückstände usw.

Das alles geschieht während der täglichen, fachbezogenen Aufgaben einer Abteilungsleitung. Dazu gehört zum Beispiel, Rückfragen des Teams zu beantworten und auszuarbeiten, fachbezogene Entscheidungen zu treffen, Mithilfe bei der Aufarbeitung von Rückständen und offener Verfahren. Mittlerweile blockiere ich mir zeitliche Ressourcen in meinem Kalender, um auch den umfangreichen, organisatorischen Aufgaben gerecht zu werden.

Organisatorisch befinde ich mich derzeit bei der Auswertung meiner Erkenntnisse – und erst danach kommen die von Ihnen erfragten Veränderungen.

Aber Veränderungen, wie zum Beispiel eine neue Büroaufteilung, wurden doch schon durch Sie angestoßen?

Ja, das ist richtig. Bislang erfolgte die Büroaufteilung in Eigenregie bzw. belegte der/die neue Mitarbeiter-/in den Platz, der frei wurde.

Ich bin grundsätzlich ein veränderungsoffener Mensch, doch müssen die Veränderungen auch begründet sein und dürfen nicht übers Knie gebrochen werden.

Bei der Büroaufteilung war für mich bereits nach kurzer Zeit klar, dass diese nach den Aufgabenbereichen gegliedert sein muss. Nur so können die fachlichen Kommunikationswege kurz gehalten und die zukünftige Vertretungsregelung effektiv umgesetzt werden - auch für die Bürgerinnen und Bürger ist es zweifelsohne von Vorteil, wenn die Mitarbeiter/innen der Baugenehmigungsverfahren demnächst alle im Erdgeschoss des Klösterchens sitzen und im Vertretungsfall einfach im Büro nebenan geklopft werden kann.

Und welche Veränderungen stehen noch an?

Wie bereits gesagt, befinde ich mich in vielen Bereichen der Aufbauorganisation und auch der Ablauforganisation gerade in der Auswertung und es wäre unseriös, verfrüht „mögliche Bereiche“ vor interner Abstimmung näher zu thematisieren.

Gerne kann ich Ihnen aber noch zwei bis drei Bereiche ergebnisoffen benennen, die auf meiner Agenda stehen.

Die da wären?

Es wird zukünftig eine fixierte Vertretungsregelung für alle Aufgabenbereiche der Bauaufsicht geben.

Natürlich wurde auch in der Vergangenheit dem Kunden im Rahmen des Möglichen geholfen, jedoch sind bzw. waren die Zuständigkeiten hier nicht klar geregelt. Es steht außer Frage, dass wenn ein/e Mitarbeiter/in für längere Zeit fehlt, sich die Verfahren verzögern und Rückstände entstehen, doch ist ein feststehender Ansprechpartner im Vertretungsfall meines Erachtens ein „Muss“ in einem Dienstleistungsunternehmen.

Und bei dem Thema „Dienstleistung“ drängt sich auch der Bereich der Internetpräsentation förmlich auf. Hier möchte ich für den Bereich der Bauaufsicht eine Plattform anbieten, auf der zu allen Tätigkeitsbereichen der Bauaufsicht erste Informationen, Formulare und die zuständigen Sachbearbeiter/innen auch für Nicht-Experten leicht in Erfahrung zu bringen sind.

Ferner werde ich mich in den kommenden Monaten intensiv mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen.

Die Bauaufsicht hat einen Archivaktenbestand von ca. 400 Längenmeter. Aus Platzgründen befindet sich das Aktenarchiv in drei unterschiedlichen Räumen, was bei Hinzuziehung der Altakten in den verschiedenen Verfahren unnötig viel Arbeitszeit bindet.

Die Digitalisierung dieser Altaktenbestände hat hohe Priorität, da mit einem Onlinezugriff sowohl für die Mitarbeiter/innen als auch für die Bürgerinnen und Bürger im Rahmen der Akteneinsichten bemerkliche zeitliche Ressourcen für andere Aufgaben geschaffen werden können.

Wie gesagt sind das nur einige wenige meiner Aufgaben, denen ich mich in Zukunft gerne und mit großer Begeisterung widmen werde.

Das hört sich nach viel Arbeit an, Ihnen wird vermutlich nicht langweilig werden?

(Frau Mehlhorn lacht.) Nein, davon gehe ich auch nicht aus. Selbst nach 25 Jahren im öffentlichen Dienst bin ich eine der - jetzt halten Sie sich fest – vielen Mitarbeiter/innen, die einen vollgepackten Arbeitstag lieben und Spaß an der Arbeit haben.

Vergeht Ihnen nicht manchmal der „Spaß“, wenn Sie solche Worte wie „Bauverhinderungsbehörde“ hören?

Nein, überhaupt nicht. Ganz im Gegenteil spornt mich *konstruktive* Kritik grundsätzlich an.

Ich sehe Kritik als eine gute Chance, sich zu reflektieren und stetig weiter zu entwickeln. Wichtig ist mir hierbei ein respektvoller Umgang, Ehrlichkeit und ein anständiger Ton.

Und wie gehen Sie mit ungerechtfertigter Kritik um?

Gelassen. Nach so vielen Jahren in so unterschiedlichen Bereichen des öffentlichen Dienstes verfügt man über einen großen Erfahrungsschatz und gute Menschenkenntnis.

Selbstverständlich gibt es Kritiker, die stets das Haar in der *haarlosen* Suppe suchen, ungerechtfertigt und/oder öffentlich Kritik üben, ohne sich zumindest die andere Seite zumindest anzuhören.

Aus diesem Grund kann ich nur immer wieder das Angebot machen, sich bei Fragen und Problemen unmittelbar an das Fachamt zu wenden, in aller Regel werden die Eingaben hier zur vollen Zufriedenheit beantwortet – was die sehr geringe Anzahl der Klageverfahren unterstreicht.

In 2017 hatten wir 979 registrierte Vorgänge in allen Arbeitsbereichen der Bauaufsicht und kein einziges Klageverfahren; seit Feb. 2018 wurden 665 Vorgänge registriert, es gab nur wenige kritische Nachfragen, keine Klagen und auch keine registrierten Beschwerden über die Bauaufsicht. Ganz im Gegenteil bin ich sogar hocherfreut, dass die Wipperfürtherinnen und Wipperfürther in der heute doch eher eiligen Zeit, sich diesen kostbaren Moment nehmen und sich für gute Zusammenarbeit bedanken.

Daher machen mich zwar solche Aussagen, wie „Bauverhinderungsbehörde“, nicht gerade glücklich, aber es wird immer Menschen geben, denen man es nicht Recht machen kann und die sich ganz bewusst nicht an das Fachamt zur Aufklärung, sondern lieber an die Öffentlichkeit wenden.

Abschließend ein kurzer Ausblick zum neuen Baurecht, hier hat es eine Gesetzesänderung gegeben.

Ja, am 03.08.2018 wurde das Baumodernisierungsgesetz NRW öffentlich bekanntgegeben. Ein geringer Teil der Neuerungen ist bereits am 04.08.2018 in Kraft getreten, die Vielzahl der Veränderungen wird zum 01.01.2019 in Kraft treten. Fortbildungen, Softwareumstellungen und eine intensive Eigenschulung stehen in den kommenden Monaten den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Bauaufsicht bevor.

Aber auch das ist nichts Neues - mal abgesehen vom Umfang der aktuellen Neuerungen, gibt es immer wieder gesetzliche Änderungen und Ergänzungen in dem sehr komplexen Rechtsgebiet, zu dem auch der Artenschutz, der Umweltschutz, der Brandschutz und vieles mehr, gehört, das wird oft unterschätzt.

Vielleicht eine gute Gelegenheit, meinem Team der Bauaufsicht einmal öffentlich „Danke“ zu sagen.

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